MS WORD : MAIL MERGE (Ms Word dengan Ms excell)

Seorang mahasiswi datang ke rumah dan betanya, Apa itu mail merge? Sambil tersenyum saya jawab mengapa baru sekarang kamu bertanya? Apa karena ada PR dari kampus POLI TEKNIK NEGERI MALANG. Namun ini memang seharusnya demikian karena dia mahasiswa jurusan administrasi atau akuntasi. Dalam kebutuhan seorang akuntan memang dituntut sebuah kompetensi ini untuk mempercepat kinerja jika boss atau pimpinan membutuhkan kecepatan kerja. Memang harus diakui tidak banyak memang menu mail ini digunakan oleh seorang pengguna Ms word, lebih-lebih seorang guru.

Pada menu barisan ke-5 pada menu file ms word ada menu bernama “MAILINGS”. Jika menu ini kita buka maka sederetan sub menu seperti envelope, label, start mail merge, select recipients sampai finish and merge finish. Adapun makna pengertian mail merge  adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

Adapun tentang fungsinya adalah Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: (1) Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima, (2) Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah sebagai berikut:

1. Buat data dokumen di ms excel dengan nama file yang sudah kita tentukan *.xslx
2. Buat naskah surat atau yang lainnya di ms word
3. Pilih file mailings di menu word
4. Pilih select recipients >>> use existing list >>> pilih data ms excel yang anda simpan tadi >>> pada select table ilih satu file tersebut >>> OK
5. Tempatkan kursor di word yaitu tempat dimana data tadi akan ditampilkan
6. Pilih sub menu dimailings tadi >>> insert merge filed >>> klik sesuai dengan kebutuhan

Untuk melihat hasilnya klik preview results dan Untuk mencetak hasil pilih sub menu finish & merge finish >>> ikuti langkah ngeprint seperti biasanya

Demikian tutorial sederhana ini saya sajikan semoga menjadi menu sarapan pagi yang hangat dan menyehatkan penetahuan kia bersama