MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI

Istilah “administrasi” dalam bahasa Indonesia memiliki dua pengertian, yakni administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit yakni sebagai pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan tulis menulis atau surat menyurat yang meliputi menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan, dokumentasi, registrasi, kearsipan, dan sejenisnya atau lazim disebut tata usaha (office work). Administrasi dalam arti demikian merupakan terjemahan dari istilah dalam bahasa Belanda “administratie”. 

           Disamping itu dikenal pula istilah administrasi dalam arti luas yaitu merupakan terjemahan dari bahasa Inggris “administration”. Tentang asal usul kata administrasi (dalam bahasa Inggris “administration”) ditilik dari etimologinya berasal dari bahasa Latin “ad + ministrare”, suatu kata kerja yang berarti to serve atau melayani, membantu atau memenuhi. Dari kata kerja ini timbullah kata sifatnya “administrativus”. Jadi secara etimologi administrasi (administration) berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Dalam pengertian ini administrasi diartikan sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi itu sendiri bukanlah merupakan kegiatan pokok tetapi merupakan kegiatan yang sifatnya menunjang kegiatan pokok.

           Istilah manajemen dan administrasi dalam arti yang luas (administration) sering diartikan sama tetapi sering juga diartikan berbeda. Ada yang berpendapat bahwa manajemen hanya merupakan salah satu unsur saja dari administrasi. The Liang Gie (1983) misalnya, ia mengemukakan bahwa administrasi terdiri dari delapan unsur yaitu organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, personalia, finansial, budgeting, dan hubungan masyarakat. Pendapat lain menyatakan bahwa manajemen dan administrasi pada hakekatnya sama, berbeda hanya dalam hal panerapannya saja, karena yang disebut administrasi itu biasanya digunakan di kalangan pemerintah sedangkan manajemen digunakan di kalangan swasta. Suhardi Sigit (1984) menyarankan istilah administrasi sebaiknya digunakan di kalangan jawatan resmi pemerintah, sedangkan manajemen digunakan di kalangan business atau private. Sementara itu Dwight Waldo (1986) berpendapat bahwa administrasi dapat dilihat dari dua sisi yaitu sisi statis dan sisi dinamis. Sisi statis dari administrasi adalah organisasi. Organisasi dapat diibaratkan sebagai anatomi dari administrasi. Sedangkan sisi dinamis dari administrasi adalah manajemen. Manajemen dapat diibaratkan sebagai fisiologi dari administrasi. Kategorisasi administrasi dalam organisasi dan manajemen merupakan cara melihat atas suatu gejala yang sama. Organisasi melihat administrasi dalam keadaan statis dan memberikan pola, sedangkan manajemen melihat administrasi dalam keadaan dinamis atau bergeraknya. Pendapat lain menyatakan bahwa administrasi (administration) merupakan suatu unsur atau bagian dari manajemen. Misalnya E.F.L. Brech, seperti dikutip oleh Soehardi Sigit (1984), menyatakan bahwa (administration) itu adalah bagian dari manajemen yang bersangkutan dengan penerapan dan pelaksanaan prosedur-prosedur, dengan cara mana program, rencana dan target diletakkan dan dikomunikasikan, serta kemajuan aktivitas diatur dan diperiksa.